Bài 2: Cách tạo bài PowerPoint chuyên nghiệp

Bài này thuộc chuyên đề Hướng dẫn học MS PowerPoint 2007, bạn có thể click vào để xem các bài khác cùng chuyên đề này.

Đây là một bài học trực tuyến miễn phí tại Trung tâm Tin Học, bạn có thể đọc  thoải mái mà không cần đăng ký thành viên.

Trong chương này sẽ trình bày 11 điểm trong kế hoạch xây dựng một bài trình diễn Powerpoint hiệu quả và chuyên nghiệp!

Bài này hơi dài và thô, vì vậy các bạn muốn có bài trình diễn báo cáo chuyên nghiệp thì lời khuyên là nên đọc hết.

1. Tiêu chuẩn của một bài trình diễn hiệu quả

Một bài trình diễn hiệu quả thì phải như thế nào:

• ƒ Được thiết kế và định dạng phù hợp với đối tượng khán giả và hoàn cảnh chung quanh.
• ƒ Tập trung cao độ vào chủ đề báo cáo, loại bỏ đi các phần không liên quan
• ƒ Sử dụng các kiểu mẫu của PowerPoint cung cấp sẵn một cách phù hợp, chú ý về màu sắc, kiểu font chữ nhằm giúp nhấn mạnh nội dung báo cáo.
• ƒ Mỗi slide nên chứa đựng một lượng thông tin vừa phải, không nên có các đoạn văn bản quá dài.
• ƒ Sử dụng các ảnh vá minh họa trên sách báo có mục đích nhằm truyền tải thông tin tốt hơn và tạo nên ấn tượng cho người xem một cách trực quan.
• ƒ Sử dụng các đồ thị minh họa cho các số liệu (tài chính) hơn là đoạn văn bản với các con số.
• ƒ Tận dụng các âm thanh và đoạn phim nhằm tạo nên sự thích thú cho người xem, nhưng không tạo nên sự lấn át nội dung báo cáo.
• ƒ Sử dụng các hoạt cảnh và hiệu ứng chuyển cảnh trong các tình huống phù hợp nhưng không tạo làm giảm giá trӏ của nội dung báo cáo.
• ƒ Phát cho khán giả bản in của bài báo cáo.
• ƒ Dành thời gian ở phần cuối bài báo cáo cho việc đһt và trả lời câu hỏi của khán giả, nhằm giúp khán giả làm rõ các vấn đề mà họ quan tâm.

Sau đây là các bước để phát triển một bài trình diễn có chất lượng.

2. Các bước xây dựng bài trình diễn hiệu quả

Nếu bạn không có kế hoạch xây dựng một bài trình diễn ngay từ đầu, có thể bạn sẽ mất nhiều thời gian để làm đi làm lại các slide trình diễn. Sau đây là các bước trong quá trình xây dựng bài trình diễn:

Bước 1: Xác định đối tượng khán giả và mục tiêu bài trình diễn

Trước khi bạn tạo nên bài trình diễn thì bạn cần phải biết về đối tượng khán giả của nó, đối với những loại đối tượng khác nhau phải có những loại báo cáo khác nhau vì mỗi loại đối tượng sẽ có kiến thức và kinh nghiệm thực tế khác nhau. Bạn hãy tự hỏi mình các câu hỏi sau:

Có bao nhiêu người sẽ tham gia trong buổi báo cáo? Nếu lượng người nghe đông thì màn hình và cở chữ cần phải thiết kế sao cho mọi người nhìn rõ.

Độ tuổi trung bình của khán giả? Điều này đôi khi khó xác định nhưng phải cố gắng xác định. Nhìn chung nếu khán giả là trҿ tuổi (trҿ em hay thanh niên) thì bài báo cáo cầnrõ ràng, trong sáng và thú vӏ. Đối với khán giả lớn tuổi thì bài báo cần phải thực tế và thông tin báo cáo cần có căn cứ và trích dẫn rõ ràng.

Vai trò của khán giả trong chủ đề báo cáo? Nếu bạn báo cáo về một sản phẩm mới hoặc một hệ thống mới, các nhà quản lý sẽ quan tâm đến thông tin tổng thể trong khi đó các công nhân sẽ cần đến các thông tin chi tiết. Nói chung, đối với nhà quản lý cấp càngcao thì họ chỉ cần các thông tin cần thiết để ra quyết định chứ không cần đến các thông tin quá chi tiết.

Khán giả đã biết gì về chủ đề báo cáo? Nếu bạn báo cáo cho những người chưa hề biết gì về chủ đề đang báo cáo thì bạn cần phải cung cấp các thông tin thật cơ bản và phải có các giải thích (định nghĩa) về các thuật ngữ mới. Trái lại, đối với khán giả là các chuyên gia trong chủ đề báo cáo thì bạn cần đһt ra nhiều câu hỏi sau khi báo cáo và bạn phải dự trù thêm vài slide dự phòng (được ẩn) để trả lời các câu hỏi.

ƒKhán giả có quan tâm đến chủ đề này không? Nếu chủ đề cung cấp các thông tin quan trọng liên quan đến người nghe (thông tin về bảo hiểm, phúc lợi, …) thì người nghe sẽ thích thú và chú tâm lắng nghe. Ngược lại thì bạn cần phải tìm cách thuyết phục và làmcho họ lắng nghe.

ƒKhán giá có thành kiến tiêu cực hoặc tích cực đối với chủ đề hay không? Hãy nhớ rằng, ý nghĩ của khán giả được hình thành trước từ những kinh nghiệm thành công hay thất bại thực tế của họ.

ƒKhán giả có đang bận rộn hoặc có việc gì gấp hay không? Khán giả có dành thời gian cả buổi để nghe bạn báo cáo hoặc phải trở lại công việc thường ngày trong một khoảng thời gian nào đó? Nếu bài báo cáo không cung cấp thông tin hữu ích nào họ sẽ cảm thấy rất bực tức và không thể kiên nhẫn ngồi cả buổi để nghe bạn nói trong khi có các việc gấp cần phải giải quyết. Do vậy, bạn cần phải biết về lӏch làm việc của khán giả và sự quan tâm của họ để có thể chuẩn bị chu đáo các thông tin báo cáo.

Điều tiếp theo là bạn muốn biết kết quả của sau bài báo cáo sẽ như thế nào. Mặc dù bạn muốn đạt được nhiều kết quả nhưng bạn cần phải xác định một mục tiêu chính cho bài báo cáo. Sau đâu là các mục tiêu bạn cần xem xét:

ƒKhán giả nghĩ tốt về chủ đề báo cáo: Một vài báo cáo thiết kế cho các buổi hӑp và được thiết kế để làm thay đổi ý nghĩ và quan điểm của khán giả. Các báo cáo này thông thường mở đầu là sự chào đón của nhóm báo cáo và kết thúc là một vài mҽo hay nào đó.

ƒKhán giả hiểu thông suốt. Đôi khi bạn cần phải truyền đạt thông tin cho một nhóm người và cần phải thiết kế bài thuyết trình sao cho mӑi người hiểu thông suốt thông tin cần truyển đạt.

ƒCác khán giá có các quyết định riêng biệt. Đây là loại báo cáo thường dùng nghiên cứu tiếp thị, bạn cần thu thập thông tin từ phía khán giả nhưng mỗi người cần có câu trả lời riêng của mình sau khi nghe bài báo cáo.

ƒKhán giả quyết định theo nhóm. Đây là loại báo cáo mà bạn cần thu thập thông tin từ các nhóm người sau khi nghe báo cáo.

Xác định đối tượng khán giả và mục tiêu bài trình diễn giúp bạn có một bài trình diễn chuyên nghiệp

Bước 2: Lựa chọn phương pháp báo cáo

Có 3 cách trình bày báo cáo cho khán giả và bạn cần lựa chọn cách trình bày phù hợp: speaker-led, self-running, và user-interactive và với mỗi cách bạn sẽ có thêm các lựa chọn. Trước khi bắt đầu tạo bài báo cáo trên PowerPoint, bạn cần biết phương pháp mà bạn sẽ áp dụng vì nó sẽ tạo nên các slide với nội dung rất khác biệt.

Báo cáo có người diễn thuyết (Speaker-Led): Đây là loại báo cáo truyền thống: bạn đứng trước khán giả (hoặc thông qua cầu truyền hình) và diễn thuyết. Các slide bạn tạo trong bài trình diễn trở thành tài liệu tham khảo cho bạn. Thông tin cung cấp cho khán giả chủ yếu là do bạn nói, các slide và bản in chỉ là tài liệu tham khảo.

Với loại báo cáo này, các slide chỉ chứa các thông tin chính và bạn có thể diễn giải thêm trong quá trình diễn thuyết. Đôi khi bạn cần gửi trước cho khán giả các bản in của bài báo cáo, và trong trường hợp này thì bạn cần phải chuẩn bị kỹ nội dung báo cáo.

Báo cáo tự chạy (Self-Running): Loại báo cáo tự chạy này bạn cần chuẩn bị tất cả các thông tin trình bày. Nhìn chung, loại báo cào này dùng để báo cáo cho các cá nhân hoặc một nhóm nhỏ khán giả. Do loại báo cáo này không có diễn giả nên nó cần phải cung cấp đầy đủ thông tin và tính năng như: âm thanh, đoạn phim, các hiện ứng hấp dẫn và giӑng thuyết minh

Lưu ý bạn cần thiết lập thời gian chuyển tiếp giữa các hiệu ứng, hoạt cảnh và các slide phù hợp và cần phải kiểm tra lại nhiều lần trước khi trình chiếu cho khán giả.

Báo cáo tương tác (User-interactive): Giống như báo cáo tự chạy nhưng ở đây người xem có thể điều khiển tới lui trong nội dung bài. Loại báo cáo này thường áp dụng cho một người xem tại một thời điểm và thường phát hành trên Internet, Intranet hoặc trên CD.

Bước 3: Lựa chọn phương pháp truyền đạt thông tin

PowerPoint cung cấp nhiều lựa chọn để truyền đạt thông tin. Dưới đây là một số lựa chọn:

ƒMáy tính trình chiếu báo cáo bằng chương trình PowerPoint. Phương pháp này có thể dùng cho speaker-led, self-running, hoặc user-interactive.

ƒMáy tính trình chiếu báo cáo thông qua trang Web. Bạn có thể lưu bài trình diễn dưới định dạng Web và phát hành trên Internet. Bạn có thể dùng phương pháp này cho các kiểu báo cáo speaker-led, self-running, hoặc user-interactive mà không cần thêm phần mềm đặc biệt nào ngoài một trình duyệt Web. Tuy nhiên, phương pháp này làm mất đi một số hiệu ứng chuyển slide và các hoạt cảnh. Phương pháp này dùng chủ yếu cho kiểu báo cáo self-running hoặc user-interactive.

ƒMáy tính trình chiếu báo cáo lưu trên CD. Bạn có thể tạo CD chứa tập tin trình chiếu và tiện ích PowerPoint Viewer. Bài trình diễn sẽ tự động trình chiếu khi bạn chèn CD vào đầu đӑc của máy tính. Phương pháp này phù hợp cho kiểu báo cáo self-running hoặc user-interactive.

ƒPhim chiếu trên máy Overhead. Bạn có thể tạo các phim chiếu trên máy overhead. Trong quá trình báo cáo, bạn lần lượt đặt chúng trên máy chiếu overhead.

Các phim chiếu 35mm. Phương pháp này tốn kém hơn phim chiếu cho máy overhead nhưng độ phân giải của hình ảnh cao hơn và chất lượng hình tốt hơn. Các slide được cuốn bên trên một vòng tròn và bạn không cần thay chúng bằng tay. Tất nhiên, phương pháp này cũng làm mất đi các hiệu ứng đặc biệt như hoạt cảnh, âm thanh,… giống như dùng phim chiếu cho máy chiếu overhead.

Giấy. Nếu không có sẵn máy chiếu, khi đó bạn phải dùng đến phương cách cuối cùng là in bài báo cáo ra giấy và phát cho khán giả.

Trình chiếu với Projector

Bước 4: chọn bộ định dạng phù hợp hoàn cảnh

PowerPoint cung cấp rất nhiều bộ định dạng để đảm bảo bạn tìm thấy kiểu phù hợp cho tình huống báo cáo của bạn. Một bộ định dạng (theme Powerpoint) là tập hợp của các thiết lập về hình nền, font chữ, màu sắc và các hiệu ứng hình ảnh. PowerPoint 2007 có rất nhiều bộ định dạng dựng sẵn cho bạn dùng hoặc bạn có thể tạo bộ định dạng mới và lưu thành một tập tin riêng biệt. Một mẫu thiết kế (template) là một tập tin PowerPoint đầy đủ các thành phần mà bạn có thể tạo bài báo cáo mới từ chúng. Một mẫu thiết kế có thể mӑi thứ mà một báo cáo yêu cầu, bao gồm các slide. Một template có thể có nhiều theme nằm trong slide master của template. Khi bạn tạo một bài báo cáo mới dựa trên một template, thì bài báo cáo đó sẽ thừa hưởng tất cả các theme và các slide mẫu có trong template đó. Theme nào được sử dụng là tốt nhất? Màu nào là tốt nhất? Tất cả điều đó tùy thuộc vào tình huống và hoàn cảnh trình bày báo cáo của bạn. Sau đây là một vài gợi ý:

>> Gợi ý: Download template Powerpoint 2007 đẹp

Máy chiếu Overhead (Overhead projector)

Sử dụng máy chiếu thông thường không do người dùng lựa chọn mà do hoàn cảnh thực tế. Máy chiếu cho chất lượng hình chiếu thấp và bạn cần lưu ý đến điều kiện ánh sáng trong phòng vì nó có thể làm cho hình chiếu rất mờ nhạt. Sau đây là một vài mҽo nhỏ khi bạn soạn thảo slide dùng cho máy chiếu overhead:

ƒ Font chữ: Tiêu đề dùng font chữ in đậm như là Arial Black nhằm giúp khi chiếu lên sẽ ít bị méo mó. Đối với các đoạn văn bản thì dùng các font chữ rõ ràng và dễ đӑc như Arial hoặc Times New Roman.

Màu chữ: Màu đen là sự lựa chọn tốt nhất, tránh các màu nhạt như xanh nhạt vì rất dễ bị mờ nhạt khi chiếu trên máy overhead dưới ánh sáng mạnh.

Màu nền: Tránh màu nền tối, vì nền màu tối sẽ làm khán giả mất tập trung vào nội dung đang trình bày. Bạn nên sử dụng nền màu trắng khi dùng phim chiếu máy và đặc biệt là bạn có thể viết chữ thêm vào phim chiếu khi nền màu trắng.

ƒNội dung: Càng đơn giản càng tốt. Phím chiếu overhead chỉ thích hợp cho nội dung văn bản, tránh dùng nhiều hình ảnh.

Máy chiếu slide 35mm (Slide projector)

Dưới đây là một vài gợi ý về định dạng khi dùng slide 35mm:

ƒFont chữ: Dùng font chữ dễ đӑc như Arial và Times New Roman cho phần nội dung.

ƒMàu chữ: Dùng màu chữ sao cho tương phản với màu nền như là dùng màu chữ sáng đối với nền màu tối. Riêng tôi thì thích dùng chữ màu vàng (yellow) trên nền màu xanh nước biển (navy blue).

ƒMàu nền: Dùng màu tối nhưng không nên dùng màu đen. Màu nền sáng sẽ làm màn ảnh quá chói. Màu xanh thẫm (dark blue), xanh lá cây (green) và màu tía (purple) là các màu nên dùng. Tránh dùng nền là các hình vẽ, đổ bóng và clipart.

ƒNội dung: Có thể dùng bất cứ loại văn bản hoặc hình ảnh nhưng phải ở chế độ tĩnh.

Trình chiếu báo cáo trên máy tính

Đây là phương pháp lý tưởng nhất khi trình chiếu báo cáo, bạn có thể chiếu báo cáo trên màn hình vi tính, màn hình TV hoặc sử dụng máy LCD projector để phóng hình lên màn ảnh rộng.

Dưới đây là một vài gợi ý về định dạng:

Font chữ: Các hình ảnh và chữ trên máy tính thường rõ ràng và sắc nét, vì thế bạn có thể dùng tất cả các font chữ. Tuy nhiên, bạn nên thử nghiệm trước báo cáo trên máy tính để kiểm tra độ rõ nét của các font chữ. Nếu bạn báo cáo cho rất nhiều người nghe và màn hình thì lại nhỏ, khi đó nên cho các font chữ kích thước to.

Màu chữ: Dùng màu chữ sao cho tương phản với màu nền. Nếu dùng màu chữ sáng thì dùng màu nền tối và ngược lại.

Màu nền: Màu nền như xanh thẫm, xanh lá cây, màu tía đều được. Bạn có thể dùng nền là gradients, shading, patterns, pictures, và các nền đặc biệt đều tốt.

Nội dung: Bạn có thể dùng tất cả các kiểu chữ và hiệu ứng cho phần nội dung: hình ảnh, hoạt cảnh, hiệu ứng chuyển slide, âm thanh và đoạn phim.

Nói nhiều hơn viết

Bước 5: Phát triển nội dung

Nội dung báo cáo bao gồm văn bản, đồ thị hoặc các chương trình như Excel, …

Khi báo cáo, bạn chỉ nên cung cấp đầy đủ thông tin mà khán giả đang cần chư không nên cung cấp quá nhiều thông tin dư thừa không cần thiết. Sau đây là một vài gợi ý:ƒ

Bạn cần kiểm tra lại kỹ các nội dung trước khi gửi bài cho khán giả nhằm đảm bảo không
có nội dung dư thừa.

Không nên cố công ghi nội dung thật chi tiết cho các slide, thay vào đó các slide chỉ nên
chứa các điểm chính cần trình bày và khi diễn thuyết sẽ nói rõ hơn

Nên dùng SmartArt thay cho các gạch đầu dòng nhằm giúp thông tin trên slide dễ nhớ và
dễ hiểu hơn.

Cung cấp bản in chi tiết cho khán giả ở đầu buổi thuyết trình nhằm giúp khán giả tập
trung hơn trong khi nghe thuyết trình và khỏi tốn công ghi chép.

Tóm tắt nội dung bài trình diễn ở các slide cuối.

Trình bày thông tin vừa đủ

Bước 6: Tạo các hình ảnh trực quan

Sau khi hoàn tất các nội dung, bạn nên xem xét đưa vào các slide một số hình ảnh minh họa trực quan nhằm tạo ấn tượng mạnh đối với khán giả. Ngoài hình ảnh, bạn nên tận dụng tính tương phản của các màu sắc chữ, màu nền trong các slide nhằm làm nổi bật các nội dung quan trọng. WordArt cũng rất tốt trong việc làm hình ảnh hóa các đoạn văn bản ngắn nhằm mục đích nhấn mạnh.

Bước 7: Thêm các hiệu ứng đa phương tiện

Thêm các hiệu ứng đa phương tiện vào slide thông thường làm tăng hiệu quả và sự thích thú của khán giả đối với bài thuyết trình. Bạn có thể sử dụng các đoạn phim, flash, âm thanh, nhạc, các hiệu ứng cho đồ thị, văn bản, hiệu ứng chuyển tiếp giữa các slide, hiệu ứng đổi màu,… cho bài thuyết trình của mình. Bạn không nên áp dụng một kiểu hiệu ứng cho tất cả các slide hoặc giữa các slide vì điều đó rất dễ gây nhàm chán cho khán giả, thay vào đó hãy áp dụng linh hoạt nhiều loại hiệu ứng cho bài trình diễn của mình.

Bước 8: Tạo các bản in phát cho khán giả và ghi chú cho slide

Bước này chỉ thích hợp đối với phương pháp báo cáo có người diễn thuyết (speaker-led). Bạn nên phát các bản in nội dung báo cáo (handout, xem cách in handout) cho khán giả để họ dễ theo dõi trong suốt quá trình nghe báo cáo. Các handout này có thể in trắng đen hoặc màu và PowerPoint cung cấp sẵn rất nhiều tùy chọn cho việc in ấn handout.

Ngoài ra, người báo cáo nên chuẩn bị sẵn cho mình một bản in handout đặc biệt chứa các ghi chú cho mỗi slide trong bài thuyết trình (notes pages)

Bước 9: Kiểm tra lại bài và báo cáo thử

Bạn nên báo cáo thử và xem lại bài thuyết trình trước khi trình chiếu thực sự trước khán giả. Đối với mỗi phương pháp báo cáo (speaker-led, self-running, hoặc user-interactive) sẽ có một vài lưu ý riêng:

Báo cáo có người diễn thuyết trước khán giả (Speaker-led)

Kiểm tra lại tất cả các slide trong bài trình diễn nhằm đảm bảo các nội dung đầy đủ, chính xác, và đúng trình tự. Bạn có thể sẽ phải sắp xếp lại hoặc ẩn bớt các slide cho mục đích dự phòng (dự đoán trước các câu hỏi của khán giả và chuẩn bị sẵn các slide chứa số liệu hoặc trả lời câu hỏi).

Kiểm tra lại các nút điều kiển trên slide, chiếu thử toàn bộ các slide trong chế độ Slide Show nhằm kiểm tra các hiệu ứng giữa các thành phần trên slide và giữa các slide xem có hợp lý hay không? Ôn lại các phím tắt thông dụng trong quá trình báo cáo trên máy tính bằng PowerPoint.

Báo cáo tự chạy (self-running)

Với phương pháp báo cáo speaker-led, bạn còn có cơ hội khắc phục các lỗi (về nội sung, hiệu ứng,…) phát sinh trong quá trình báo cáo. Với phương pháp báo cáo self-running bạn sẽ không có cơ hội giải thích vì bài báo cáo sẽ được trình chiếu một cách tự động. Do vậy, bạn cần phải dành nhiều thời gian hơn để kiểm tra thật kỹ tất cả nội dung cũng như các hiệu ứng,… trước khi công bố.

Một điểm đặc biệt quan trọng đối với loại báo cáo này chính là việc thiết lập thời gian (timing). Bạn phải thiết lập thời gian chờ hợp lý sao cho khán giả có đủ thời gian đӑc hết các nội dung mà bạn cung cấp trên slide và lưu ý thời gian chờ cũng không nên quá dài sẽ làm khán giả chán nản. PowerPoint cung cấp tính năng Rehearse Timings nhằm giúp cho bạn giải quyết khó khăn vừa nêu. Tính năng này sẽ ghi lại thời gian bạn dừng lại ở mỗi slide và thông báo kết quả cho bạn, nếu bạn đồng ý nó sẽ áp dụng thời gian dừng ở mỗi slide này cho bài trình diễn của bạn (vào ngăn Slide Show trên thanh Ribbon và chọn Rehearse Timings).

Báo cáo tương tác (User-Interactive)

Với loại báo cáo này, bạn thiết kết các nút lệnh để người dùng di chuyển xuyên suốt bài trình diễn trong các slide và vì thế vấn đề thời gian không còn quan trọng nữa. Vấn đề quan trọng ở đây chính là độ chính xác của các liên kết trong bài trình diễn. Khi muốn phát hành bài trình diễn lên Internet, bạn có thể để bài trình diễn dưới định dạng PowerPoint nhằm đảm bảo người xem thấy được hết tất cả cảc tính năng và hiệu ứng mà bạn đã thiết lập. Tuy nhiên do không phải tất cả người dùng đều có cài sẵn phần mềm, nên có một cách khác mà bạn có thể xem xét chính là lưu bài trình diễn dưới định dạng HTML. Khi ở định dạng
HTML, một số tính năng của bài trình diễn sẽ bị mất (một số hiệu ứng, hoạt cảnh,…) nhưng sẽ đảm bảo mӑi máy tính đều có thể xem được nội dung miễn là máy có cài một trình duyệt web nào đó.

Bước 10: Phát hành bài báo cáo

Các phương pháp báo cáo user-interactive hoặc self-running presentation mang lại ít hiệu quả hơn so với phương pháp speaker-led. Các phương pháp này đơn giản chỉ là việc phát hành đến người xem nên rất dễ gây chán nản cho người xem. Phương pháp báo cáo speaker-led sẽ rất hiệu quả nếu được chuẩn bị kỹ về nội dung và người báo cáo đã luyện tập chu đáo. Bước này bạn chỉ cần bố trí các việc còn lại như là thiết lập các chỗ ngồi tại phòng hӑp và cố gắng làm quen với việc đứng trước đám đông.

Bước 11: Tiến đến thành công và cải tiến bài báo cáo

Tất cả các bước chuẩn bị trên nếu được thực hiện cẩn thận thì chắc chắn buổi báo cáo của bạn sẽ thành công tốt đҽp. Nhằm chuẩn bị tốt hơn cho các buổi báo cáo khác trong tương lại, bạn nên tự hỏi và trả lời các câu hỏi sau:

• Các màu sắc và thiết kế của các slide có hợp lý hay không?
• Tất cả mӑi người có dễ dàng đӑc nội dung trên slide hay không?
• Khán giả nhìn bạn, nhìn màn hình hay nhìn bản in (handout) nhiều hơn? Điều đó có giống như mong đợi của bạn hay không?
• Khán giả có ghi chú lại trong khi bạn trình bày báo cáo hay không? Nếu có, bạn có gửi cho khán giả bản in (handout) với các đường kẽ dành cho việc ghi chú bên cạnh hay không?
• Thời gian báo cáo có hợp lý hay không? Có điểm nào trong bày báo cáo làm người nghe chán nản hoặc thích thú hay không?
• Có slide nào bạn dự định thêm vào báo cáo nhưng đã không làm hay không?
• Có slide nào bạn tính bỏ qua nhưng đã chuẩn bị quá kỹ hay không?
• Các ghi chú cho slide mà bạn chuẩn bị có đủ đáp ứng hay không?
• Các hoạt cảnh và hiệu ứng thêm vào có làm bài báo cáo hấp dẫn hơn hay làm người nghe mất tập trung?
• Chất lượng các âm thanh và đoạn phim có đạt hay không? Chúng có hữu ích hay không?

3. Giữ cho khán giả luôn cảm thấy thích thú

Sau đây là một số bước cơ bản nhằm giúp người diễn thuyết tạo nên sự lôi cuốn và làm cho báo cáo thành công.

Các kỹ thuật diễn thuyết

ƒDáng đứng chắc chắn, không đi tới đi lui. Việc đi tới đi lui sẽ làm người nghe đảo mắt nhìn theo bạn và làm họ mất tập trung. Tuy nhiên bạn nên dùng tay và phần trên cơ thể để minh họa cho bài nói chuyện của mình.

ƒDùng các cử chỉ để hỗ trợ giӑng nói của bạn. Nếu bạn đang nói đến ba điểm của một việc nào đó thì có thể dùng các ngón tay để minh họa từng điểm đó. Nếu bạn đang nói đến một sự liên kết của các sự việc với nhau thì bạn có thể dùng hai tay nắm lại với nhau để minh họa.

ƒĐừng học thuộc lòng bài diễn thuyết. Nếu một ai đó đһt câu hỏi cắt ngang bài thuyết trình của bạn thì bạn sẽ rất dễ quên mình đã nói tới đâu.ƒ Ngược lại, phải thuyết trình chứ không nên đӑc từ các ghi chú của bạn. Các ghi chú thường chỉ chứa các từ khóa và các số liệu, do vậy bạn cần diễn thuyết từ các từ khóa này chứ không phải chỉ đơn giản là đӑc chúng ra.

ƒKhông diễn thuyết mà mắt dán vào tờ ghi chú. Dùng mắt để nhìn cử tọa trước khi bạn bắt đầu nói.ƒ chọn lӑc một vài người ở các vị trí khác nhau trong khán phòng và dùng mắt giao tiếp trực tiếp với họ. Trình bày một điểm nào đó trong bài báo cáo với mỗi người trong khi bạn nhìn họ và nhớ cười với họ.

ƒĐừng ngại tạm dừng bài diễn thuyết. Nói chậm và thỉnh thoảng dừng một lát để nhìn vào bản ghi chú là một phương pháp diễn thuyết hay hơn là báo cáo một cách hấp tấp.

ƒKhông nhìn chằm chằm hoặc đӑc các slide. Tập trung sự chú của bạn vào cử tọa và hạn chế càng nhiều càng tốt việc đӑc các ghi chú trong khi diễn thuyết. Bạn phải làm cho cử tọa thấy rằng các lời bạn nói ra là xuất phát từ trong suy nghĩ của bạn.ƒ Nhấn mạnh các động từ trong bài thuyết trình.

Các gợi ý về nội dung

ƒNếu khán giả không bận rộn thì bạn sẽ không bị dồn ép về thời gian báo cáo, khi đó bạn có thể bắt đầu bài báo cáo với một câu chuyện vui.

ƒNên cuốn hút khán giả vào các bài tập/ tình huống trong bài báo cáo nhằm làm tăng khả năng hiểu về chủ đề trình bày.

Hỏi các câu hỏi để kiểm tra xem khán giả có hiểu những gì bạn đang trình bày hay không và tһng một món quà nhỏ cho người có câu trả lời đúng. Không có thứ gì hấp dẫn khán giả tham gia vào chủ đề trình bày hơn là các phần thưởng, mһc dù chúng có giá trị thấp như móc khóa, khăn tay,…

Nên chia phần trình bày thành hai hoặc vài buổi và nên có phần đһt câu hỏi và trả lời câu hỏi ở mỗi buổi, và giữa các buổi thì có giờ giải lao ngắn.

Trong suốt phần hỏi và trả lời hãy tắt máy chiếu (slide projector, overhead, LCD projector hoặc màn hình máy tính) để giúp người nghe tập trung vào câu hỏi và diễn giả. Nếu không thể tắt máy chiếu thì bạn có thể tạo thêm một slide đơn giản với tựa đề “Hỏi đáp” và chiếu slide này trong suốt quá trình này.

Chúc các bạn có buổi thuyết trình thành công với những bài trình diễn Powerpoint đẹp. Hãy chia sẻ bài này cho bạn bè mình nhé.