Bài 1: Làm quen với MS Word giao diện mới

Bài này là Bài 1, Làm quen với MS Word giao diện mới. Thuộc Chuyên đề Hướng dẫn sử dụng MS Word 2007

Sau khi đã quen thuộc với giao diện mới của Word 2007, bạn sẽ cảm thấy thích thú với sự tiện lợi mà nó mang lại. Mời cảm nhận sự tinh tế và tiện lợi của MS Word 2007.

Lần đầu tiên mở Word 2007 lên có thể bạn sẽ ngạc nhiên với giao diện hoàn toàn mới so với các phiên bản trước và là khởi đầu cho phong cách thiết kế mới ở các phiên bản sau này 2010, 2013. Phần thay đổi lớn nhất là thanh Ribbon nằm trên cùng của cửa sổ chương trình.

Tại sao lại có sự thay đổi này? Câu trả lời là để giúp cho bạn làm việc dễ dàng và hiệu quả hơn. Các thay đổi ở các nút lệnh, giao diện được nghiên cứu và thiết kế sao cho các lệnh được đặt ở những vị trí hợp lý nhất.

1. Làm quen nhanh với giao diện mới 2007

a. Làm quen với thanh Ribbon

Làm quen với thanh Ribbon Word 2007

Lần đầu tiên mở Word 2007 lên có thể bạn sẽ ngạc nhiên với giao diện hoàn toàn mới so với các phiên bản trước. Phần thay đổi lớn nhất là thanh Ribbon nằm trên cùng của cửa sổ chương trình.

Thanh Ribbon mang những lệnh thông dụng lên đầu nhờ đó bạn không phải lục tung hàng đống menu để tìm thứ bạn cần.

Tại sao lại có sự thay đổi này? Câu trả lời là để giúp cho bạn làm việc dễ dàng và hiệu quả hơn. Thanh Ribbon được nghiên cứu và thiết kế sao cho các lệnh được đặt ở những vị trí hợp lý nhất.

b. Có những gì trên thanh Ribbon?

Mọi thứ trên một Tab đều được lựa chọn cẩn thận dựa trên các hoạt động của người dùng

Thanh Ribbon có 3 thành phần căn bản, sẽ rất có ích nếu bạn biết mỗi phần được gọi là gì và cách sử dụng chúng.

1 Tab (thẻ) có 7 Tab cơ bản nằm ngang phía trên, mỗi Tab đại diện cho một vùng hoạt động.

2 Group (nhóm) mỗi Tab bao gồm nhiều Group tập họp các đối tượng có liên quan mật thiết với nhau.

3 Command (lệnh) mỗi Command có thể là một nút, một vùng để nhập nội dung hoặc một Menu (trình đơn).

Mọi thứ trên một Tab đều được lựa chọn cẩn thận dựa trên các hoạt động của người dùng. Ví dụ Tab Home chứa những lệnh có tầng suất sử dụng nhiều nhất chẳng hạn như các lệnh trong nhóm Font để định dạng văn bản như: Font, Font Size, Bold, Italic, v.v…

c. Nút hiển thị hộp thoại của từng nhóm

au khi đã quen thuộc với giao diện mới bạn sẽ cảm thấy thích thú với sự tiện lợi mà nó mang lại.

Mới nhìn qua bạn có thể sẽ không tìm thấy một lệnh nào đó đã có trong các phiên bản Word trước. Đừng lo, một số nhóm có một nút hình mũi tên chéo nằm ở góc phải bên dưới của nhóm.

Nút mũi tên đó được gọi là Dialog Box Launcher (nút mở hộp thoại). Nếu bạn Click vào nút đó nó sẽ mở ra các tùy chọn liên quan đến nhóm tương ứng. Các tùy chọn này xuất hiện dưới dạng hộp thoại mà bạn vẫn thấy ở các phiên bản Word trước đây.

Nhân tiện nói về các phiên bản Word trước, bạn có thể tự hỏi liệu bạn có thể chọn một giao diện giống như các phiên bản trước trong Word 2007 không. Câu trả lời là KHÔNG. Tuy nhiên, sau khi đã quen thuộc với giao diện mới bạn sẽ cảm thấy thích thú với sự tiện lợi mà nó mang lại.

d. Những Tab phụ

Trong phiên bản 2007, có một số Tab chỉ xuất hiện trên thanh Ribbon khi bạn cần đến chúng

Khi bạn chọn một một bức ảnh, tab phụ có tên Picture Tools sẽ xuất hiện, Tab này chứa các lệnh liên quan đến việc xử lý hình ảnh trong Word.

Trong phiên bản 2007, có một số Tab chỉ xuất hiện trên thanh Ribbon khi bạn cần đến chúng. Giả sử bạn vừa chèn một tấm ảnh vào tài liệu, bây giờ bạn muốn có những hiệu chỉnh liên quan tới tấm ảnh này chẳng hạn như chọn cách văn bản sẽ bao quanh tấm ảnh như thế nào hoặc có thể bạn muốn cắt xén những phần thừa trong ảnh…Vậy bạn có thể tìm các lệnh liên quan ở đâu?

Hãy làm theo các bước đơn giản sau:

1 Chọn ảnh.

2 Tab phụ Picture Tools xuất hiện, hãy click vào đó.

3 Các nhóm và lệnh mới sẽ xuất hiện để bạn có thể xử lý hình ảnh, nhóm Picture Styles chẳng hạn.

Khi bạn click ra ngoài bức ảnh, Tab Picture Tools sẽ biến mất và các nhóm khác xuất hiện trở lại.

e. Toolbar mini

Toobar Mini rất hữu ích cho định dạng nhanh văn bản

Khi bạn chọn một đoạn văn bản hoặc một từ và chuyển con trỏ chuột đén đó, một Toolbar (thanh công cụ) nhỏ sẽ xuất hiện dưới dạng mờ.

Một số lệnh định dạng hữu dụng đến nỗi bạn muốn nó xuất hiện trong mọi hoàn cảnh. Giả sử bạn muốn định dạng nhanh một văn bản trong khi hiện tại bạn đang ở Tab Page Layout. Đương nhiên bạn có thể Click vào Tab Home để sử dụng những lệnh định dạng trong đó, tuy nhiên có một cách nhanh hơn:

1 Chọn phần văn bản muốn định dạng sau đó chuyển con trỏ chuốt tới vị trí đó.

2 Một thanh công cụ nhỏ xuất hiện dưới dạng mờ. Nếu bạn rê chuột đến đọ, thanh công cụ này sẽ hiện rõ và bạn có thể sử dụng các tùy chọn trên đó để định dạng văn bản.

Toobar Mini rất hữu ích cho định dạng nhanh văn bản, tuy nhiên bạn phải làm sao nếu muốn một vài lệnh khác cũng xuất hiện thường trực như vậy. Hãy xem phần tiếp theo về Quick Access Toolbar (thanh công cụ truy cập nhanh).

f. Thanh công cụ truy cập nhanh

Thanh công cụ truy cập nhanh (Quick Access Toolbar) là một vùng nhỏ nằm trên góc trái của thanh Ribbon, nó chứa các lệnh mà bạn dùng ngày này qua ngày khác như: Save, Undo, Repeat . Bạn có thể thêm vào những lệnh mà mình thường dùng để nó sẽ luôn xuất hiện mà không cần biết Tab hiện tại là gì.

Click phải chuột vào nút lệnh mà bạn muốn thêm vào Quick Access Toolbar, chọn Add to Quick Access Toolbar.

g. Ẩn tạm thời thanh Ribbon

Cách ẩn thanh Ribbon: Nhấp đúp chuột vào Tab hiện tại, các nhóm của Tab sẽ biến mất

Thanh Ribbon giúp cho mọi thứ trong Word 2007 trở nên tập trung và dễ dàng tìm kiếm những thứ cần thiết. Tuy nhiên, đôi khi bạn không cần phải tìm bất cứ thứ gì. Bạn chỉ muốn tập trung làm việc với tài liệu của mình và bạn muốn có nhiều không gian hơn. Thật đơn giản, hãy tạm ẩn thanh Ribbon.

Cách ẩn thanh Ribbon: Nhấp đúp chuột vào Tab hiện tại, các nhóm của Tab sẽ biến mất. Như vậy bạn đã có nhiều khoảng trống hơn.

Khi nào bạn muốn thanh Ribbon xuất hiện trở lại, hãy nhấp đúp vào Tab hiện tại một lần nữa. 

h. Sử dụng bàn phím

Các phím tắt (Short Cut) có một tên mới: Key Tips.

Những người yêu bàn phím, đây là phần dành cho các bạn. Phím tắt bắt đầu với Ctrl như các phiên bản trước. Ví dụ Ctrl + C là Copy, Ctrl+S là lưu tài liệu…

Thiết kế Ribbon dẫn đến hệ thống phím tắt mới với 2 lợi ích lớn so với phiên bản trước:

1 Mọi lệnh đều có phím tắt.

2 Các phím tắt yêu cầu nhấn ít phím hơn.

Các phím tắt (Short Cut) có một tên mới: Key Tips. Nhấn phím Alt để các Key Tips xuất hiện cho tất cả các Tab, các nút lệnh trên Quick Access Toolbar, nút Microsoft Office. Lúc này, bạn có thể nhấn Key Tip cho những Tab mà bạn muốn hiển thị, ví dụ nhấn H để hiển thị Tab Home. Các Key Tip cho từng lệnh trong Tab Home sẽ xuất hiện và bạn chỉ việc nhấn Key Tip của lệnh mà bạn cần.

i. Ẩn, hiện thước (ruler bar)

Tại Ribbon, chọn View, check vào Rule để hiện thước, bỏ check để ẩn thước.

2. Làm quen nhanh với hệ thống Office 2007

a. Phiên bản Office mới được thiết kế hướng người dùng

Trung tâm điều khiển

Có rất nhiều thay đổi tương tự nhau trong cả bộ Office 2007. Tin tốt lành đó là các lệnh và các công cụ đều đã được đưa ra trước mắt người dùng và luôn ở trạng thái sẵn sàng.

Thay vì có khoảng trên dưới 30 thanh công cụ hoặc các lệnh bị vùi dưới hàng tá menu hoặc trong các hộp thoại thì giờ đây bạn đã có một trung tâm điều khiển (Control Center) duy nhất kết hợp mọi thứ với nhau một cách trực quan.

Một khi đã quen thuộc với thanh Ribbon trong một chương trình (MS Word, MS Excel, MS Access…), bạn cũng sẽ cảm thấy dễ dàng trong một chương trình khác.

b. Các lệnh được tổ chức như thế nào?

Các lệnh tổ chức theo cách chúng được sử dụng

Các lệnh Paste, Cut và Copy thường được sử dụng nhất trong Word và Excel, do đó, theo logic các lệnh này được đặt ở Tab Home, Tab đầu tiên trên thanh Ribbon.

Các lệnh tổ chức theo cách chúng được sử dụng. Microsoft nhận thấy người dùng có một số lệnh ưa thích mà họ dùng đi dùng lại hàng ngày. Những lệnh như thế hiện đã được đặt ở những nơi nổi bật và tiện dụng nhất.

Ví dụ lệnh Paste là lệnh có tầng suất sử dụng cao nhất, như thế tại sao không cho nó một khoảng không gian lớn hơn so với các lệnh liên quan là Copy và Cut.

Các lệnh thông dụng không còn phải chia sẻ không gian trên thnah công cụ với những lệnh liên quan nhưng ít được dùng hơn. Những thứ hữu dụng sẽ được đặt trong tầm tay của bạn.

Những lệnh có tầng suất sử dụng thấp sẽ chỉ có được một phần nhỏ trên thanh công cụ. Ví dụ người dùng ít sử dụng lệnh Paste Special hơn lệnh Paste, do đó muốn truy cập lệnh Paste Special bạn hãy nhấn phím mũi tên bên dưới lệnh Paste.

c. Nhiều lệnh chỉ xuất hiện khi cần thiết

Những lệnh bạn thường sử dụng nhất nằm trên thanh Ribbon và luôn ở trạng thái sẵn sàng

Tab phụ Picture Tools xuất hiện khi bạn chèn một bức ảnh vào Word.
Những lệnh bạn thường sử dụng nhất nằm trên thanh Ribbon và luôn ở trạng thái sẵn sàng. Trong khi đó, một số lệnh khác chỉ xuất hiện khi bạn thực sự cần.

Chẳng hạn nếu bạn không có bức ảnh nào trong tài liệu thì các công cụ để xử lý hình ảnh sẽ không cần thiết phải xuất hiện.

Nhưng chỉ cần bạn chèn vào một bức ảnh, Tab phụ Picture Tools sẽ lập tức xuất hiện cùng với Tab con Format chứa các lệnh để bạn làm việc với các bức ảnh. Khi bạn kết thúc công việc với bức ảnh Tab Picture Tools cũng biến mất.

Nếu bạn muốn làm việc lại với bức ảnh, chỉ cần Click lên nó, Tab Picture Tools sẽ lại xuất hiện. Word biết bạn đang làm gì và cung cấp cho bạn các công cụ cần thiết phù hợp. Thanh Ribbon phản ứng với các hành động của bạn.

Vậy bạn không cần phải lo lắng khi không luôn nhìn thấy tất cả các lệnh. Hãy thực hiện bước đầu tiên, sau đó mọi thứ bạn cần sẽ tự động xuất hiện.

d. Sẽ có nhiều tùy chọn hơn mỗi khi bạn cần

Dialog Box Launcher

Click vào phím mũi tên ở phía dưới mỗi nhóm khi bạn cần nhiều tùy chọn liên quan tới nhóm đó:

1 Click vào phím mũi tên của nhóm Font

2 Hộp thoại Font xuất hiện với đầy đủ các tùy chọn.

Khi bạn thấy một phím mũi tên nhỏ phía dưới một nhóm có nghĩa là nhóm đó có thêm nhiều tùy chọn đang ẩn. Click vào phím mũi tên này (phím này được gọi là Dialog Box Launcher) một hộp thoại hoặc một bảng chứa lệnh (Task Pane).

Ví dụ trong PowerPoint, nhóm Font ở thẻ Home chứa các lệnh về font chữ như thay đổi kiểu chữ, kích thước, màu sắc, in đậm, in nghiêng, gạch dưới…

Nhưng nếu bạn muốn sử dụng các lệnh định dạng font ít thông dụng hơn như supperscript thì bạn phải click vào phím mũi tên bên dưới nhóm Font để mở hộp thoại Font có chứa lệnh supperscript và các lệnh khác liên quan đến font chữ.

e. Xem trước thay đổi trước khi chọn

Bạn đã bao giờ phải rơi vào cảnh lặp đi lập lại các thao tác Chọn Lựa – Hủy (Undo) – Chọn Lựa chưa? Bạn chọn một Font chữ, màu sắc, kiểu trang trí hoặc hiệu chỉnh một bức ảnh. Nhưng những thay đổi đó dẫn đến một kết quả không vừa ý, thế là bạn nhấn Undo, sau đó lại thực hiện những lựa chọn khác. Vòng lặp nhàm chán đó diễn ra cho đến khi có một kết quả làm bạn hài lòng.

Giờ đây, bạn có thể nhìn thấy ngay kết quả của từng tùy chọn. Mỗi khi bạn rê chuột ngang một tùy chọn nào đó phần văn bản hoặc hình ảnh mà bản muốn hiện chỉnh sẽ lập tức thay đổi tương ứng. Khi đã chọn được một giải pháp ưng ý, hãy click lên nó. Bạn sẽ không phải đụng đến lệnh Undo.

f. Tạo thanh công cụ của riêng bạn

Thanh công cụ riêng trong MS Word 2007

Nếu có những lệnh mà bạn thường xuyên sử dụng nhưng lại không nằm ở nhửng vị trí thuận lợi thì bạn có thể đặt nó lên thanh công cụ truy cập nhanh (Quick Access Toolbar) nằm ở góc trên bên trái, ngay cạnh nút Microsoft Office. Khi đó, lệnh ưa thích của bạn sẽ nằm thường trực và tiện lợi.

Giả sử bạn thường xuyên sử dụng lệnh Track Changes nhưng lệnh này lại nằm ở Tab Reviews, mỗi khi muốn sử dụng bạn phải bật Tab Reviews lên rất bất tiện. Thay vì vậy, hãy thêm lệnh Track Changes vào thanh công cụ truy cập nhanh bằng cách sau: Click-Chuột-Phải trên nút lệnh Track Changes, sau đó chọn Add to Quick Access Toolbar.

g. Sử dụng độ phân giải màn hình khác nhau làm thay đổi cách hiển thị của thanh Ribbon

Những gì bạn đã tìm hiểu về phiên bản Office mới cho đến giờ được áp dụng khi màn hình của bạn có độ phân giải cao.

Nhóm Show/Hide trong Tab View hiển thị đầy đủ khi mà hình ở độ phân giải cao, khi màn hình có độ phân giải thấp, bạn phải nhấn vào nút mũi tên mới nhìn thấy được các lệnh.

Những gì bạn đã tìm hiểu về phiên bản Office mới cho đến giờ được áp dụng khi màn hình của bạn có độ phân giải cao.
Nếu màn hình của bạn có độ phân giải thấp, 800×600 pixel chẳng hạn, thì một số nhóm lệnh chỉ hiển thị tên nhóm chứ không hiển thị tất cả các lệnh. Bạn phải nhấn vào nút mũi tên bên dưới tên nhóm để truy cập tất cả các lệnh.

Nhìn vào hình minh họa trên, ở độ phân giải cao nhóm Show/Hide hiển thị đầy đủ các lệnh, trong khi đó với độ phân giải thấp hơn nó chỉ hiển thị tên nhóm mà không có lệnh nào. Trong trường hợp này bạn phải nhấn vào nút mũi tên để truy cập các lệnh.

Tổng quát, một nhóm chỉ hiện tên nhóm ở độ phân giải thấp là những nhóm lệnh thường ít được sử dụng.

Chế độ Minimize: dù ở bất kì độ phân giải nào, nếu bạn thu nhỏ cửa sổ chương trình lại thì một số nhóm sẽ chỉ còn hiển thị tên nhóm. Càng thu nhỏ cửa sổ chưa trình thì số nhóm chỉ hiển thì tên sẽ tăng lên.

Tablet PC: Nếu bạn dùng Tablet PC (Máy tính dạng bảng) với màn hình nhỏ bạn sẽ thấy Office 2007 sẽ hiển thị một phiên bản thanh Ribbon với các Tab và nhóm nhỏ hơn. Ngược lại với màn hình lớn.