Bài 5: Làm cho bài powerpoint đẹp hơn

Bài trước, bài 4: Chèn Slide, hình, âm thanh, chèn video, chèn SmartArt, đồ thị, chèn bảng biểu table trong PowerPoint 2007

Bài này là bài 5, Tuỳ biến, hiệu chỉnh bài trình diễn sẽ hướng dẫn cách làm cho bài PowerPoint đẹp hơn, cũng như các điều kiển các đối tượng trong PowerPoint, cách áp dụng theme cho PowerPoint

Trong phần trước chúng ta đã đi qua các bước cần thiết để xây dựng một bài trình diễn có nhiều thành phần khác nhau như văn bản, hình ảnh, sơ đồ, đồ thị, bảng biểu, âm thanh, đoạn phim…

Trong phần này chúng ta sẽ tiến hành việc tuỳ biến và hiệu chỉnh Slide Powerpoint báo cáo sao cho linh hoạt vào đẹp mắt với các kiểu chữ, màu sắc, hình ảnh nền… bằng cách áp dụng các mẫu định dạng template có sẵn đi kèm theo trong bộ Office hoặc lấy từ Internet.

1. Áp dụng các mẫu định dạng có sẵn (theme)

Đây là các mẫu định dạng đã được thiết kế sẵn (design template) kèm theo trong bộ Office hoặc do chúng ta lấy từ Internet. Các mẫu này rất đa dạng được thiết kế với nhiều chủ đề khác nhau (Business, Education, Finance, Holidays, Inspirational, Religion, Social, Sports, Science,Technology) phù hợp cho rất nhiều tình huống báo cáo trong thực tế.

Ngoài các mẫu có sẵn trong bộ Office (cài đặt đầy đủ bộ Office mới có), các bạn có thể tải thêm các mẫu mới tại:

• Bộ hàng trăm theme đẹp long lanh dựng sẵn: https://www.trungtamtinhoc.edu.vn/theme-powerpoint/ (Khuyên dùng)
• Bộ theme Powerback: http://powerbacks.com
• Presentation Helper: http://www.presentationhelper.co.uk

Để tiếp tục bài học, bạn hãy mở lại tập tin thực hành ở các phần trước.

Các slide PowerPoint trước khi áp dụng thiết kế mẫu

Sau đó nhấp chuột vào ngăn Design trên thanh Ribbon, chọn mũi tên xổ xuống như hình dưới.

Chọn Ngăn lệnh Design, rồi chọn nút mũi tên để xổ ra nhiều theme hơn

rồi chọn kiểu Flow như trong hình bên dưới:

Chọn mẫu Flow

Ta sẽ được kết quả sau:

Các slide PowerPoint sau khi áp dụng thiết kế mẫu Flow

Nhấp chuột vào nút Colors để chọn tiếp tông màu cho bài báo cáo

Chọn tông màu từ các tông màu dựng sẵn

Các nhóm màu sẽ hiện lên như hình, bạn hãy chọn một tông mày ưng ý nhất. Ví dụ ở đây, bạn chọn tông màu Verve và nhận thấy thay đồi.

Nhấn nút Save để lưu kết quả lại.

Bạn có thể tùy ý chọn mẫu, theme, mà mình thích, chọn tông màu mà mình thích sao cho bài PowerPoint trông đẹp hơn.

2. Sử dụng Slide Master trong Powerpoint

Khi làm việc với PowerPoint mà không biết đến các Master Slide thì quả là một thiếu sót nghiêm trọng. Các Master Slide giúp chúng ta thực hiện được rất nhiều việc về định dạng, áp dụng hiệu ứng, chèn hình nền, chung cho toàn bài … một cách nhanh chóng và hiệu quả. Bài này sẽ trình bày một số thao tác mẫu với Master Slide giúp định dạng chung cho toàn bộ bài trình diễn.

Ví dụ:

• Bạn muốn tất cả các slide đều có logo công ty bên dưới hoặc  có tên bạn bên dưới footer các slide. Thay vì thêm chúng trong từng slide thì bạn chỉ cần thêm 1 lần trong slide master.
• Bạn muốn định dạng tiêu đề in đậm, in nghiêng, gạch dưới, màu đỏ và chuyển động giống nhau cho tất cả các slide. Thay vì bạn format từng slide riêng biệt thì bạn chỉ cần format 1 lần trong Slide Master. Tương tự, muốn thay đổi, thay vì thay đổi từng slide, bạn chỉ cần thay đồi 1 lần duy nhất trong Slide Master.

Để chuyển bài PowerPoint qua chế độ Slide Master để tiến hành định dạng đồng loạt, mở bài làm ở các phần trước ra và nhấp vào ngăn  View từ thanh Ribbon -> chọn Slide Master.

Ngăn lệnh View, Chọn slide master để hiệu chỉnh

Trong khung Slides (xem hình bên dưới), chọn slide trên cùng như hình dưới.

Chọn vùng tựa đề của Slide Master “Click to edit Master title style”

Chọn tiêu đề cửa Slide master

Chọn ngăn Home -> chọn tiếp nút I để định dạng tựa đề thành chữ in nghiêng.

Chọn hộp Footer và nhập tên của bạn vào.

Chèn logo công ty hoặc một hình bất kì mà bạn thích váo góc phải.

Khi thao tác xong, chọn ngăn Slide Master và chọn Close Master View từ thanh Ribbon để thoát khỏi chế độ Slide Master.

chọn Close Master View từ thanh Ribbon để thoát khỏi chế độ Slide Master

Vào ngăn View -> chọn Slide Sorter để xem kết quả.

Khi đó, mỗi slide trong bài PowerPoint đều có tựa đề in nghiêng, có tên bạn dưới footer và có hình logo ở góc dưới bên phải.

Hi vọng phần này giúp bạn hiểu được ý nghĩa của chế độ view slide master.

Lưu kết quả lại bằng cách nhấn nút Save.

>> Xem thêm một ví dụ nữa về ứng dụng của Slide master: Tạo Nút Lệnh Trong tất cả các Slide Powerpoint

3. Sắp xếp các slide trong bài trình diễn

Bạn có thể sắp xếp thứ tự các slide trong bài trình diễn bất kỳ khi nào bạn muốn. Để thực hiện hãy làm theo các bước sau:

Nhấp chuột vào nút Slide Sorter trên thanh trạng thái ở cuối cửa sồ PowerPoint.

Chuyển sang chế độ xem slide sorter

chọn các slide cần di chuyển (muốn chọn nhiều slide cùng lúc thì nhấn và giữ phím ALT hoặc CTRL khi nhấp chuột lên các slide).

Khéo chuột sang vị trí mới khi mà xuất hiện đường kẽ đứng thì thả trái chuột, các slide được chọn sẽ được di chuyển đến vị trí mới.

Kéo slide để sắp xếp chúng, PowerPoint trong lòng bàn tay.

nhấn nút Save để lưu kết quả lại.

4. Định dạng văn bản

Khi bạn muốn định dạng lại văn bản (text) trên một slide nào đó (muốn định dạng văn bản trên tất cả các slide thì vào chế độ Slide Master định dạng) thì làm theo các gợi ý sau:

chọn slide cần định dạng, quét chọn vùng văn bản cần định dạng (xem hình bên dưới).

Chọn văn bản cần định dạng trong slide

Trên thanh Ribbon nhấp vào nút chữ A lớn để tăng kích thước chữ hoặc nhấn vào nút chữ A nhỏ để giảm kích thước chữ.

Tăng giảm kích thước chữ

(1) Kích thước chữ sẽ lớn hơn sau khi nhấn nút chữ A lớn và ngược lại.

Format kiểu chữ

(2) Nhấp nút mũi tên hướng xuống bên cạnh hộp Font Size để chọn kích thước chữ.

(3) Nhấp chuột vào nút mũi tên hướng xuống tại hộp Font để chọn kiểu Font chữ.

(4) Nhấp nút chữ B đậm trên thanh công cụ để định dạng chữ đậm.

Các thao tác này giống như thao tác format chữ trong MS Word

nhấn nút Save trên thanh công cụ để lưu kết quả lại.

5. Định dạng hình ảnh

Phần này trình bày một số thao tác thường gһp đối với hình ảnh (picture) trong bài trình diễn như:

xoay hình, di chuyển hình, thay đổi kích thước hình và cắt tỉa hình.

Xoay hình (Rotate)

Nhấp chuột chọn hình cần xoay. Khi đó xung quanh hình được chọn sẽ xuất hiện 4 nút tròn nhỏ ở các góc, 4 nút vuông nhỏ ở giữa các cạnh và 1 nút tròn nằm phía trên dùng để xoay hình. Xem các nút điều khiển ở hình dưới, và mô tả từng nút ngay bên dưới:

Di chuyển, xoay, kéo tăng kích thước hình

Nhấp chuột vào nút nắm tròn màu xanh ở bên trên của hình (1), khi đó con trỏ sẽ biến thành hình một vòng tròn xoay. Giữ trái chuột và kéo theo hướng ngược chiều kim đồng hồ hoặc cùng chìu kim đồng hồ để xoay hình.

Dùng các nút (2) để kéo dãn, thu nhỏ hình.

Xoay hình lại về đúng vị trí của nó (xem hình). Sau đó, bạn hãy lưu bài trình diễn lại.

Cắt tỉa hình (Crop)

Chọn hình cần cắt tỉa, sau đó nhấp chuột vào ngăn Format trên thanh Ribbon và chọn nút Crop như hình dưới đây:

Chọn hình -> chọn thẻ ribbon Format -> chọn Crop

Cạnh hình xuất hiện các biên crop

Kéo biên để crop đến vị trí mong muốn

Kết quả hình sau khi crop

Nhấn nút Save để lưu kết quả lại.

Thay đổi kích thước hình (Resize)

Chọn hình cần thay đổi kích thước, sau đó dùng chuột chọn vào nút nắm tròn ở góc trên bên phải của hình. Khi đó, con trỏ biến thành mũi tên 2 chiều.

Thay đồi kích thước hình bằng cách dùng các nút số (2)

Kéo chuột hướng ra phía ngoài hình sẽ phóng to hình, ngược lại sẽ thu nhỏ hình. (Bạn có thể kết hợp thêm phím ALT, SHIFT hoặc CTRL khi phóng to hay thu hình để biết thêm công dụng của chúng.)

Di chuyển hình (Move)

Chọn hình cần di chuyển, sau đó di chuyển chuột vào giữa hình. Khi đó, con trỏ sẽ có thêm hình mũi tên 4 chiều (xem hình trên).

Giữ trái chuột và kéo hình đi đến vị trí mong muốn. Sau đó, bạn hãy thả trái chuột ra và hình sẽ được di chuyển đến nơi mới.