Bài 4: Tạo các thành phần cơ bản trong PowerPoint 2007

Bài trước, bài 3: Bước đầu tạo và lưu tập tin trình diễn với PowerPoint 2007

Chương này sẽ trình bày từng bước xây dựng một bài trình diễn với đầy đủ tất cả các thành phần thông dụng nhất mà PowerPoint cung cấp như Chèn Slide, Chèn hình, chèn âm thanh, chèn video, chèn SmartArt, chèn đồ thị, chèn bảng biểu table, ….

Trong chương này, đối với các bạn còn mới với phần mềm PowerPoint thì nên học và thực hành các mục từ đầu đến cuối chương. Đối với các bạn đã thành thạo thì chỉ cần đӑc các phần mà mình chưa biết.

1. Tạo slide tiêu đề

Trước khi bắt đầu, chúng ta hãy mở chương trình PowerPoint 2007 và tạo mới một bài trình diễn rỗng (không áp dụng bất kỳ mẫu thiết kế nào).

Vào Start -> All Programs -> Microsoft Office -> chọn Microsoft Office PowerPoint 2007 để khởi động chương trình.

Vào Office -> chọn New -> chọn Blank Presentation để tạo mới Slide tựa đề thông thường là slide đầu tiên của bài thuyết trình, slide tiêu đề thường chứa các thông tin về tiêu đề của bài thuyết trình, thông tin tác giả, ngày tháng, … Ngoài ra, chúng ta có thể thêm logo công ty vào slide tiêu đề. Tuy nhiên lưu ý là không nên đưa quá nhiều nội dung vào slide tựa đề.

Từ slide trống, nhấn chuột vào vùng chữ Click to add title để nhập tựa đề cho slide.

Tạo slide tựa đề

Dấu nhắc sẽ nhấp nháy như hình dưới và bạn hãy nhập tựa đề cho slide.

Nhấp chuột vào vùng Click to add subtitle để nhập tựa đề phụ, thông thường đây là các diễn giải về nội dung chi tiết cho tựa đề.

Nhấp chuột vào vùng trống bên ngoài các Textbox để hoàn tất việc nhập văn bản cho tựa đề và tựa đề phụ. Sau khi hoàn tất bước trên các bạn sẽ nhận được kết quả như thế này.

Hoàn tất Slide tiêu đề

2. Lưu bài thuyết trình

Nhấn nút Save trên thanh Quick Access Toolbar của cửa sổ PowerPoint để lưu bài đang soạn thảo.

Lưu tập tin

Ra lệnh lưu bài PowerPoint, Cửa sổ Save As xuất hiện, Tại hộp File Name bạn nhập vào tên tập tin tùy ý. Bạn hãy chọn kiểu tập tin tại Save as type là PowerPoint Presentation. Sau đó nhấn nút Save để ra lệnh lưu tập tin

3. Chèn slide mới

Để chèn thêm một slide mới vào bài thuyết trình, từ thanh Ribbon -> trong ngăn Home -> nhấn vào nút New Slide.

Chèn slide mới

PowerPoint sẽ tạo cho bạn một slide mới gồm một hộp tiêu đề và một hộp nhập liêu. Bạn có thể thay đổi cấu trúc bố cục này bằng cách chọn Ribbon -> trong ngăn Home -> nhấn vào nút layout.

Thay đổi layout (bố cục) slide

Hãy chọn vào một kiểu Layout phù hợp, ví dụ ở đây hãy chọn vào kiểu Two Content. Nghĩa là slide mới này có 3 khung nhập liệu vào: 1 khung nhập tiêu đề slide, và 2 khung nhập nội dung báo cáo cửa slide. Và đây là kết quả:

Bố cục 2 cột một tiêu đề

Ta sẽ nhập liệu vào bố cục này. Dự định là Tiêu đề sẽ là “Nội dung chuyên đề”. Cột trái là gạch đầu dòng các nội dung, mỗi nội dung enter để xuống dòng. Cột phải là một hình ảnh.

Nhập liệu slide với tiêu đề và cột trái

Nhấn nút Save hoặc tổ hợp phím Ctrl+S để lưu lại.

4. Chèn hình vào slide

Ở phần trước chúng ta đã học cách chèn slide mới và nhập nội dung vào khung bên trái cửa slide, ở phần này chúng ta sẽ chèn một hình minh họa vào khung bên phải.

Nhấp chuột vào biểu tượng Insert Picture from File

Chèn hình ảnh – Insert Picture from File

Chọn hình chèn vào slide rồi click Open

Khi hình đã chèn vào slide, các bạn click chọn hình, sẽ xuất hiện 8 ô vuông/tròn nhỏ xung quanh hình, đưa chuột vào ô ở một góc nào đó và giữ trái chuột kéo ra phía ngoài hình để phóng to, thu nhỏ hình. Bạn có thể dùng chuột để di chuyển hình đến vị trí mong muốn trong slide

Hình chèn vào slide

Chèn thêm hình vào slide, bạn vào Ribbon -> trong ngăn Insert -> nhấn vào nút Picture rồi chọn hình chèn vào như hình dưới đây:

Chèn thêm hình vào slide, Chọn Insert -> Picture -> Chọn hình rồi click nút insert

5. Chèn âm thanh vào slide

Microsoft PowerPoint cho phép bạn chèn rất nhiều định dạng nhạc khác nhau vào slide, thông thường chúng ta chèn nhạc mp3 hay wma vào slide vì chất lượng chấp nhận được và dung lượng nhỏ.

Từ slide hiện hành của bài trước chúng ta sẽ chèn một bản nhạc vào đó, bạn vào thanh Ribbon -> chọn ngăn Insert -> chọn Sound tại nhóm Media Clips, PowerPoint sẽ xuất hiện hộp thoại, bạn chọn bài nhạc mong muốn rồi click OK để chèn vào slide. Làm theo mẫu như hình dưới đây:

Chọn bài nhạc chèn vào slide của powerpoint

Sau khi click OK, PowerPoint sẽ hỏi bạn muốn Play bảng nhạc này tự động khi slide khởi chạy hay là chỉ play khi click vào slide.

Để play tự động ngay từ đầu, bạn click nút Automatically

Một biểu tượng hình loa xuất hiện trên slide đại diện cho tập tin nhạc, bạn hãy di chuyển nó vào góc của slide. Nhấn nút Save để lưu kết quả lại.

Bạn cũng có thể chèn âm thanh vào slide bằng cách Ribbon -> Chọn Insert -> Sound -> Chọn file audio để chèn vào.

Chèn âm thanh vào slide

6. Chèn đoạn phim vào slide

Bài này chúng ta sẽ chèn thêm một slide mới, slide này chỉ cần có 2 phần đó là tiêu đề và phần nội dung. Để chèn slide mới, bạn vào Ribbon -> chọn ngăn Home -> chọn New Slide -> chọn kiểu slide là “Title and Content”

Chèn slide mới với layout là Title and Content

Nhấp chuột vào nút Insert Media Clip trong phần nội dung

Chèn video vào slide

chọn đoạn Video Clip cần chèn vào slide, ví dụ như chọn Video powerpoint.mov và nhấp nút OK.

Chọn Video để chèn vào PowerPoint

Khi hộp thông báo hiện lên, bạn chọn Automatically hoặc When Clicked tuỳ ý. Nhập tựa đề cho slide là “Video hướng dẫn powerpoint” và kéo to vùng hiển thị cho đoạn phim.

Automatically hoặc When Clicked tùy ý

Chèn video vào PowerPoint

Bạn cũng có thể chèn video vào slide bằng cách Ribbon -> Chọn Insert -> Movie -> Chọn video để chèn vào.

Chèn video vào slide bằng cách dùng thanh Ribbon

7. Chèn bảng biểu vào slide

Các bài trên đã hướng dẫn cách chèn hình ảnh, nhạc, đoạn phim vào slide. Bài này sẽ hướng dẫn các bạn cách chèn bảng biểu vào slide

Chèn một slide mới vào bài thuyết trình, slide này bao gồm một tựa đề và nội dung bên dưới là một bảng biểu nhằm liệt kê một số thông tin liên quan đến chủ đề trình bày. Bạn vào Ribbon -> chọn ngăn Home -> chọn New Slide -> chọn kiểu layout là Title and Content.

Làm theo hình hướng dẫn ở dưới đây để chèn bảng vào slide:

Tại phần nội dung, bạn nhấp vào nút Insert Table để chèn bảng biểu vào slide

Ấn định số dòng (Rows), số cột (Columns) rồi nhấn OK để chèn bảng vào slide PowerPoint và tiến hành nhập liệu.

Nhập dữ liệu vào bảng PowerPoint

Trong thực tế, khi làm báo cáo thuyết trình chúng ta thường có sẵn các bảng biểu trong Word hoặc Excel. Chúng ta có thể chép các bảng đó vào PowerPoint mà không cần phải nhập lại.

8. Chèn biểu đồ, đồ thị vào slide

Bài này chúng ta sẽ chèn thêm một slide mới vào, slide này có 3 phần: tiêu đề slide, một biểu đồ và một đoạn văn bản bên cạnh.

Bạn vào thanh Ribbon -> chọn ngăn Home -> chọn New Slide -> chọn kiểu slide là Two Content như các phần trên

Nhập tựa đề cho slide mới là: Đồ thị số học viên hằng năm

Tại khung bên trái, nhấp chuột vào nút Insert Chart để chèn đồ thị. Chọn loại đồ thị mong muốn trong hộp thoại Insert Chart.

>> Xem thêm mô tả các loại đồ thị và cách sử dụng đồ thị trong Excel

Click OK để chèn đồ thị vào slide Powerpoint

Màn hình sẽ xuất hiện thêm một bảng tính Excel để bạn nhập liệu cho đồ thị như hình sau:

Cửa sổ bảng tính mới chứa dữ liệu cho đồ thị trong PowerPoint

Khi cửa sổ bảng tính Excel xuất hiện hãy xoá tất cả các  dữ liệu có sẵn trong bảng vào nhập vào thông tin như ví dụ sau, bạn sẽ thấy đồ thị bên PowerPoint thay đổi tương ứng:

Đồ thị bên Powerpoint thay đổi tương ứng với dữ liệu nhập vào bảng tính

Đóng cửa sổ bảng tính Excel lại để trở về màn hình soạn thảo PowerPoint.

Và kết quả của quá trình trên cộng với một chút format, xê dịch là:

Kết quả chèn đồ thị vào Powerpoint với một số format cho đồ thị

9. Chèn SmartArt vào slide

Trước tiên chúng ta sẽ chèn slide mới bằng cách vào thanh Ribbon -> vào ngăn Home -> chọn New Slide -> chọn kiểu Title and Content. Nhập tựa đề vào cho slide VD như “Quy trình tạo bài PowerPoint”

Nhấp chuột vào nút Insert SmartArt Graphic

Insert SmartArt Graphic

Trong hộp thoại Insert SmartArt Graphic, chọn kiểu trình bày mà bạn ưng ý. Click OK để tạo SmartArt và bắt đầu nhập liệu, ta được như hình sau:

Nhập nội dung cho các hộp văn bản

Bạn cũng có thể thay đổi kiểu của SmartArt, đổi màu SmartArt, tạo hiệu ứng cho SmartArt, đổi định dạng,… bằng cách sử dụng thanh Ribbon Design khi click vào SmartArt

Format các hiệu ứng cho SmartArt đẹp hơn

Ngoài các đối tượng cơ bản vừa nêu, bạn có thể chèn rất nhiều thứ nữa vào PowerPoint với cùng các cách tương tự như trên bằng cách sử dụng Ribbon -> tab Insert:

Chèn hình, Album hình, Clip Art, Hình vẽ sharp, SmartArt, Chart, Link, Action, Text box, Header & footer, WordArt, Date & Time, Slide number, Symbol, Movie, Sound, Object,… Vào slide Powerpoint

Một bảng mẫu các SmartArt, WordArt, Hiệu ứng đổ bóng, format nỗi bật, canh lề, vẽ hình trong Powerpoint

Bằng cách tạo các minh họa bằng hình họa bắt mắt, bạn sẽ thu hút được sự quan tâm của người xem hơn.

Chúc các bạn thành công!

• Xem thêm: Cách dùng Powerpoint vẽ lò xo, cuộn dây